Privacy e sicurezza per le scuole
Le informazioni essenziali per comprendere come WeTambara tratta i dati di studenti e docenti, come vengono gestiti sicurezza, intelligenza artificiale e fornitori e quali documenti può richiedere un’Istituzione prima dell’adozione.
Indice Privacy e sicurezza
Questa pagina è pensata per dirigenti scolastici, DPO, segreterie e referenti tecnici che stanno valutando l’adozione di WeTambara.
Non sostituisce la Privacy Policy o il DPA: raccoglie in un unico punto le informazioni più rilevanti per una prima valutazione privacy e di sicurezza della piattaforma.
Obiettivo: consentire all’Istituzione di capire rapidamente quali dati vengono trattati, quale ruolo assume WeTambara, dove sono gestiti i dati, come viene utilizzata l’AI e quale documentazione può essere richiesta.
01WeTambara e la protezione dei dati nelle scuole
WeTambara è una piattaforma digitale per la didattica e l’apprendimento utilizzata da docenti, studenti e istituzioni formative.
Quando viene adottata da una scuola, la protezione dei dati deve essere valutata nel contesto concreto di utilizzo, tenendo conto delle funzioni attivate, dei dati trattati e dei ruoli attribuiti dal GDPR.
Principio di base: quando la scuola determina le finalità del trattamento dei dati di studenti e docenti e WeTambara tratta tali dati per suo conto, la scuola opera quale Titolare del trattamento e WeTambara quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
02Chi è Titolare e chi è Responsabile
Nel normale utilizzo istituzionale, la scuola decide perché e come utilizzare WeTambara nell’ambito della propria attività didattica e determina quali studenti e docenti possono accedere alle attività.
Per i trattamenti effettuati per conto dell’Istituzione e secondo le sue istruzioni documentate, WeTambara opera quale Responsabile del trattamento.
WeTambara può invece operare come autonomo Titolare per trattamenti propri, ad esempio quelli necessari alla gestione del rapporto contrattuale, alla fatturazione, alla sicurezza del Servizio, alla prevenzione degli abusi e all’adempimento degli obblighi di legge.
I ruoli privacy dipendono dalle attività effettivamente svolte e non soltanto dalla denominazione utilizzata nei documenti contrattuali.
03Quali dati possono essere trattati
A seconda delle funzionalità effettivamente utilizzate, WeTambara può trattare dati necessari alla gestione dell’account e delle attività didattiche.
- nome, cognome, indirizzo email e identificativi dell’account;
- ruolo dell’utente, ad esempio docente o studente;
- Classroom o istituzione di appartenenza;
- attività, esercizi, test, risposte, elaborati, codice e progetti;
- risultati, punteggi e feedback;
- informazioni tecniche e log necessari a sicurezza, autenticazione e funzionamento del Servizio;
- comunicazioni inviate all’assistenza.
WeTambara applica il principio di minimizzazione: l’Istituzione è invitata a comunicare esclusivamente i dati necessari all’utilizzo delle funzionalità richieste.
Le informazioni complete sulle categorie di dati e sulle finalità sono disponibili nella Privacy Policy.
04Dove vengono trattati i dati
L’infrastruttura principale di WeTambara è configurata utilizzando servizi cloud in regioni europee.
In base all’architettura attualmente documentata, i principali servizi infrastrutturali comprendono DigitalOcean, MongoDB e Google Cloud, con server e database principali configurati anche in regioni localizzate in Belgio e Paesi Bassi.
La localizzazione tecnica dei dati nell’Unione Europea non significa necessariamente che ogni fornitore coinvolto abbia sede legale esclusivamente nello Spazio Economico Europeo.
Quando un trattamento comporta trasferimenti di dati verso Paesi terzi, vengono utilizzati i meccanismi previsti dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie applicabili.
Per uno specifico rapporto con un’Istituzione possono essere fornite informazioni aggiornate sui fornitori e sui trasferimenti rilevanti per il servizio utilizzato.
05Intelligenza artificiale e dati degli studenti
WeTambara utilizza funzionalità di intelligenza artificiale per fornire supporto alla didattica, feedback, spiegazioni, analisi e assistenza alla correzione.
Quando una funzione AI richiede l’elaborazione di una risposta o di un elaborato, vengono trasmesse al sistema interessato le informazioni necessarie all’esecuzione della funzione.
I contenuti degli studenti non sono utilizzati da WeTambara per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
Le funzionalità AI sono progettate come strumenti di supporto. Le decisioni educative e valutative che competono alla scuola e al docente devono rimanere soggette all’adeguata supervisione umana richiesta dal contesto e dalla normativa applicabile.
Per maggiori informazioni è disponibile la pagina dedicata a Intelligenza artificiale e AI Act.
06Sicurezza del Servizio
WeTambara adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi connessi al trattamento e all’erogazione della piattaforma.
Le misure possono comprendere, in funzione dell’architettura e del trattamento:
- controlli di autenticazione e accesso;
- separazione dei privilegi in base al ruolo;
- protezione delle comunicazioni e dell’infrastruttura;
- accesso ai dati limitato alle persone autorizzate e alle necessità operative;
- logging e monitoraggio tecnico per sicurezza e continuità del Servizio;
- backup e procedure di ripristino;
- gestione di aggiornamenti, vulnerabilità e incidenti di sicurezza.
Nessun sistema informatico può garantire un rischio pari a zero; le misure vengono riesaminate rispetto all’evoluzione del Servizio, delle minacce e degli obblighi applicabili.
07Sub-responsabili e fornitori
Per fornire il Servizio WeTambara si avvale di fornitori specializzati per infrastruttura, database, autenticazione, pagamenti e specifiche funzionalità tecnologiche.
Quando tali soggetti trattano dati personali per conto di WeTambara nell’ambito di un rapporto in cui WeTambara opera come Responsabile, il ricorso ai sub-responsabili viene gestito secondo l’art. 28 GDPR.
L’Istituzione deve poter conoscere i soggetti rilevanti per il trattamento e, nei casi previsti, essere informata delle modifiche relative ai sub-responsabili secondo le modalità stabilite nel DPA.
Informazioni aggiornate sui sub-responsabili applicabili allo specifico servizio possono essere richieste a info@wetambara.com.
08DPA e documentazione per il DPO
Quando WeTambara tratta dati personali per conto della scuola, il rapporto deve essere disciplinato mediante un DPA o altro atto giuridico conforme all’art. 28 GDPR.
Il documento disciplina, tra l’altro, istruzioni documentate, riservatezza, sicurezza, sub-responsabili, assistenza nell’esercizio dei diritti, data breach, DPIA, cancellazione o restituzione dei dati e informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi applicabili.
Prima dell’attivazione istituzionale, la scuola può richiedere la documentazione necessaria alla propria valutazione privacy e alla formalizzazione del rapporto.
Le richieste possono essere inviate a info@wetambara.com.
09Data breach, diritti e fine del rapporto
WeTambara mantiene procedure per la gestione degli incidenti di sicurezza e delle violazioni dei dati personali.
Quando opera come Responsabile del trattamento, WeTambara informa il Titolare senza ingiustificato ritardo dopo essere venuta a conoscenza di una violazione relativa ai dati trattati per suo conto e fornisce le informazioni disponibili necessarie alla valutazione dell’incidente.
Le richieste degli interessati relative ai dati trattati per conto della scuola vengono gestite in collaborazione con l’Istituzione secondo quanto previsto dal GDPR e dal DPA.
Alla cessazione del rapporto, la restituzione o cancellazione dei dati viene gestita secondo le istruzioni del Titolare, il DPA e gli eventuali obblighi legali di conservazione.
10Documentazione disponibile
WeTambara organizza la documentazione privacy e contrattuale in modo che l’Istituzione possa individuare rapidamente le informazioni necessarie alla propria valutazione.
I documenti contrattuali e tecnici specifici vengono forniti nella forma appropriata rispetto al servizio acquistato e al rapporto con l’Istituzione.
11Cosa chiediamo alla scuola
La protezione dei dati è una responsabilità condivisa tra i soggetti coinvolti, ciascuno per gli obblighi che la normativa gli attribuisce.
Quando utilizza WeTambara, l’Istituzione è invitata a:
- abilitare al Servizio soltanto gli utenti necessari;
- fornire agli interessati le informazioni privacy di propria competenza;
- utilizzare la piattaforma coerentemente con le finalità scolastiche definite;
- evitare di inserire dati personali o categorie particolari di dati non necessari;
- gestire correttamente account, ruoli e autorizzazioni interne;
- valutare la necessità di una DPIA sulla base delle caratteristiche concrete del trattamento;
- utilizzare le funzionalità AI secondo lo scopo previsto e mantenere l’adeguata supervisione umana.
WeTambara resta responsabile degli obblighi che la normativa attribuisce direttamente al fornitore o al Responsabile del trattamento.
12Contatti per scuole e DPO
Per richiedere documentazione, chiarimenti privacy o informazioni tecniche relative all’adozione di WeTambara:
WeTambara di Nicola Lovo
Ditta individuale
P. IVA: 04613090242
Via Guglielmo Marconi n. 11/A
36050 Quinto Vicentino (VI) – Italia
Email: info@wetambara.com
PEC: wetambara@pec.it
Le scuole possono contattarci prima dell’acquisto o dell’attivazione per ricevere le informazioni necessarie alle proprie verifiche interne.